Datenschutzerklärung

1. Datenschutz auf einen Blick

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Website besuchen.

2. Verantwortliche Stelle

VITALORA s.r.o., Kamenická 801/15, 170 00 Praha 7, Tschechien. E-Mail: datenschutz@hempwholesaleurope.com

3. Datenerfassung auf dieser Website

Cookies und Consent-Management

Unsere Website verwendet Cookies. Wir unterscheiden zwischen essentiellen Cookies (Login-Session, Warenkorb, Sicherheits-Token) und optionalen Cookies (Statistik, Marketing). Vor dem Setzen optionaler Cookies fragen wir Ihre Einwilligung über unser Consent-Management-Banner ab (Rechtsgrundlage: § 25 TTDSG bzw. EuGH C-673/17 Planet49). Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über den Link Cookie-Einstellungen im Footer widerrufen. Die Consent-Entscheidung wird 12 Monate gespeichert.

Kontaktformular

Wenn Sie uns per Kontaktformular Anfragen zukommen lassen, werden Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.

4. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung sowie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung dieser Daten.

5. Analyse-Tools (nur mit Einwilligung)

Wenn Sie der Statistik-Kategorie im Cookie-Banner zustimmen, setzen wir Google Analytics (Google Ireland Ltd., Google LLC) mit aktivierter IP-Anonymisierung („anonymize_ip") ein. Ohne Ihre Einwilligung werden keine Analyse-Skripte geladen und keine Cookies gesetzt. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen.

6. Verarbeitung von Geschäftsdaten

Im Rahmen unserer B2B-Geschäftstätigkeit verarbeiten wir folgende geschäftsbezogene Daten unserer Kunden:

• UID-/USt-IdNr. (Unternehmens-Identifikationsnummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) — Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO / Art. 31 Abs. 2 lit. a revDSG (Vertragserfüllung) und steuerrechtliche Pflichten
• Handelsregisternummer und zuständiges Handelsregisteramt — zur Identitätsverifizierung des Geschäftspartners
• Gewerbeschein-Daten — zum Nachweis der Gewerbetreibenden-Eigenschaft, insbesondere relevant für den B2B-Handel mit CBD-Produkten

Diese Daten werden ausschließlich zur Vertragsanbahnung, Vertragserfüllung und zur Einhaltung gesetzlicher Pflichten verarbeitet.

7. COA und Chargen-Daten

Für die Qualitätssicherung und Rückverfolgbarkeit speichern wir zu jeder Bestellung:

• Certificates of Analysis (COA) — Laborberichte externer, akkreditierter Labore mit Angaben zu Cannabinoid-Profil, Schwermetallen, Pestiziden und mikrobiologischer Reinheit
• Chargen-Nummern (Batch-Nummern) — zur eindeutigen Identifizierung und Rückverfolgbarkeit jeder Produktcharge
• Lieferanten-Informationen — zur Sicherstellung der Lieferkettentransparenz

Die Speicherung erfolgt auf Grundlage unserer gesetzlichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) sowie unseres berechtigten Interesses an Qualitätssicherung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

8. Datenübermittlung

Zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten übermitteln wir personenbezogene und geschäftsbezogene Daten an folgende Empfänger:

• Versanddienstleister (DHL, DPD): erhalten Lieferadresse und Kontaktdaten zur Zustellung der Ware.
• Zahlungsdienstleister (Komfortkasse, DE): erhält Name, IBAN, Verwendungszweck und Betrag bei Vorkasse-Zahlungen. AVV abgeschlossen.
• EU VIES (Europäische Kommission): Zur Validierung der USt-IdNr. wird diese an das VIES-System übermittelt. Es werden keine weiteren personenbezogenen Daten übertragen.
• Brevo / Sendinblue (FR): Versand von Transaktionsmails (Bestellbestätigung, Welcome, Bestätigungs-Mail für Newsletter-Anmeldung). Erhält E-Mail-Adresse, Name und Bestellnummer. AVV abgeschlossen.
• Hostinger International (LT/CY): Hosting des Backends, der Datenbank und der Datei-Speicherung. Erhält alle technisch zur Bereitstellung notwendigen Daten. AVV abgeschlossen.
• Google Ireland Ltd. / Google LLC (Analytics): wird nur bei Einwilligung in die Statistik-Kategorie geladen. IP-Adresse wird anonymisiert. Datenübermittlung in die USA auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln und des EU-US Data Privacy Framework.
• Anthropic PBC (US): KI-Unterstützung bei der Vorbereitung interner Antwort-Entwürfe in unserer WhatsApp-Inbox (siehe Abschnitt 12). Kein direkter Endkundenkontakt. AVV mit EU-Standardvertragsklauseln abgeschlossen.
• Postmark (Active Campaign LLC, US): Versand der Belegmails (Bestell- und Zahlungsbestätigung, Kontofreigabe, Provisionsgutschrift). Erhält E-Mail-Adresse, Betreff und Inhalt der jeweiligen Mail. AVV mit EU-Standardvertragsklauseln abgeschlossen.

9. Aufbewahrungsfristen

Wir speichern Ihre Daten nur so lange, wie es für die Erfüllung der jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen:

• Buchhaltungsunterlagen: 5 Jahre gemäß § 31 Abs. 2 zákon č. 563/1991 Sb. (tschechisches Buchführungsgesetz)
• Steuerbelege: 10 Jahre gemäß § 35 Abs. 2 zákon č. 235/2004 Sb. (tschechisches Umsatzsteuergesetz)
• COA und Chargendaten: Mindestens 10 Jahre zur Gewährleistung der Rückverfolgbarkeit
• Vertragsdaten: bis zum Ablauf der Verjährungsfristen nach Vertragsende (in der Regel bis zu 10 Jahre, §§ 629 ff. zákon č. 89/2012 Sb.)

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen werden Ihre Daten gelöscht oder anonymisiert.

10. Datenverarbeitung außerhalb der EU

Im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit kann es zur Übermittlung von Daten in folgende Drittstaaten kommen:

• Schweiz: Die Europäische Kommission hat für die Schweiz einen Angemessenheitsbeschluss erlassen (Art. 45 DSGVO). Ihre Daten genießen dort ein vergleichbares Schutzniveau wie in der EU.
• Vereinigtes Königreich (UK): Für das UK besteht ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission. Die Datenübermittlung erfolgt auf dieser Grundlage ohne zusätzliche Schutzmaßnahmen.

Sollte eine Datenübermittlung in weitere Drittstaaten erforderlich werden, stellen wir durch geeignete Garantien (z. B. EU-Standardvertragsklauseln) ein angemessenes Datenschutzniveau sicher.

11. Newsletter (Double-Opt-In)

Sie können sich für unseren Newsletter über die Footer-Anmeldung registrieren. Wir verwenden das Double-Opt-In-Verfahren: nach Ihrer Anmeldung erhalten Sie eine Bestätigungs-E-Mail mit einem Link, den Sie aktivieren müssen, damit die Anmeldung wirksam wird. Erst nach Ihrer aktiven Bestätigung nehmen wir Sie in unseren Verteiler auf. Den Bestätigungs-Link versendet Brevo in unserem Auftrag. Sie können den Newsletter jederzeit über den Abmelde-Link in jeder Newsletter-E-Mail abbestellen. Rechtsgrundlage: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

12. WhatsApp-Kommunikation

Wenn Sie uns über unsere WhatsApp-Business-Nummer kontaktieren, verarbeiten wir die Nachrichteninhalte zur Beantwortung Ihrer Anfrage. Eingehende Nachrichten werden in unserem internen CRM gespeichert. Zur Effizienzsteigerung kann die Anthropic-Schnittstelle (siehe Abschnitt 8) genutzt werden, um Antwort-Entwürfe für unser Sales-Team vorzubereiten. Jede Antwort wird vor dem Versand durch einen Mitarbeiter manuell geprüft und freigegeben — es findet keine vollautomatisierte Kommunikation statt. Speicherdauer: 24 Monate ab letzter Aktivität.

13. Handelsvertreter

Daten unserer Handelsvertreter: Wenn Sie als Handelsvertreter für uns tätig sind, verarbeiten wir Name, Firma, Anschrift, Geburtsdatum, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, USt-IdNr., Steuernummer, Kontoinhaber, IBAN und BIC sowie Ihre Provisionsbuchungen und Gutschriften. Zweck sind Abschluss und Durchführung des Handelsvertretervertrags, die Provisionsabrechnung im Gutschriftverfahren und die Erfüllung steuer- und handelsrechtlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO). Das Geburtsdatum dient der eindeutigen Identifizierung des Vertragspartners und dem Nachweis der Volljährigkeit. Die IBAN wird im Partnerportal nur gekürzt angezeigt; welche Angaben wann geändert wurden, protokollieren wir ohne die Werte selbst. Gutschriften und Buchungen bewahren wir für die gesetzlichen Fristen auf (siehe Abschnitt 9), übrige Vertragsdaten bis zum Ablauf der Verjährungsfristen nach Vertragsende.

Weitergabe von Kundendaten an Handelsvertreter: Ist Ihr Unternehmen einem unserer Handelsvertreter zugeordnet — weil Sie sich über dessen Link registriert haben, er Sie vorab gemeldet hat oder wir ihn mit Ihrer Betreuung beauftragt haben —, sieht dieser Vertreter in seinem Partnerportal Firmenname, Name der Kontaktperson, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Registrierungs- und Freischaltungsstatus, Anzahl, Datum und Umsatz Ihrer Bestellungen sowie Hinweise wie eine noch offene Zahlung. Lieferadressen, Bank- und Zahlungsdaten sieht er nicht. Zweck sind Betreuung und Provisionsabrechnung; Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an persönlicher Betreuung durch unseren Vertrieb und an einer nachvollziehbaren Provisionsabrechnung nach § 87c HGB (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Handelsvertreter sind eigene Verantwortliche und vertraglich verpflichtet, diese Daten ausschließlich für die Betreuung im Auftrag der VITALORA s.r.o. zu nutzen und nach Vertragsende zu löschen; nach Vertragsende blendet das Portal die Kontaktdaten sofort aus. Sie können der Weitergabe widersprechen (Art. 21 DSGVO); dann betreuen wir Sie direkt.