Politique de confidentialité

1. La protection des données en un coup d'œil

Les informations suivantes vous donnent un aperçu simple de ce qu'il advient de vos données à caractère personnel lorsque vous visitez ce site web.

2. Responsable du traitement

VITALORA s.r.o., Kamenická 801/15, 170 00 Praha 7, Tchéquie. E-mail : datenschutz@hempwholesaleurope.com

3. Collecte de données sur ce site web

Cookies et gestion du consentement

Notre site web utilise des cookies. Nous distinguons les cookies essentiels (session de connexion, panier, jetons de sécurité) des cookies optionnels (statistiques, marketing). Avant de déposer des cookies optionnels, nous recueillons votre consentement via notre bannière de gestion du consentement (base juridique : § 25 TTDSG ou CJUE C-673/17 Planet49). Vous pouvez révoquer votre consentement à tout moment via le lien Paramètres des cookies dans le pied de page. La décision de consentement est conservée pendant 12 mois.

Formulaire de contact

Lorsque vous nous adressez des demandes via le formulaire de contact, vos informations sont conservées chez nous afin de traiter la demande et en cas de questions complémentaires. Nous ne transmettons pas ces données sans votre consentement.

4. Vos droits

Vous avez à tout moment le droit d'obtenir gratuitement des informations sur vos données à caractère personnel conservées, leur origine et leurs destinataires ainsi que la finalité de leur traitement, de même qu'un droit de rectification ou de suppression de ces données.

5. Outils d'analyse (uniquement avec consentement)

Si vous acceptez la catégorie Statistiques dans la bannière de cookies, nous utilisons Google Analytics (Google Ireland Ltd., Google LLC) avec l'anonymisation IP activée (« anonymize_ip »). Sans votre consentement, aucun script d'analyse n'est chargé et aucun cookie n'est déposé. Vous pouvez révoquer votre consentement à tout moment.

6. Traitement des données commerciales

Dans le cadre de notre activité commerciale B2B, nous traitons les données professionnelles suivantes de nos clients :

• Numéro UID/numéro de TVA intracommunautaire (numéro d'identification de l'entreprise ou numéro d'identification à la TVA) — base juridique : art. 6 § 1 lit. b RGPD / art. 31 § 2 lit. a nLPD (exécution du contrat) et obligations fiscales
• Numéro et registre du commerce compétent — pour la vérification de l'identité du partenaire commercial
• Données du justificatif d'activité commerciale — pour attester de la qualité de professionnel, particulièrement pertinent pour le commerce B2B de produits CBD

Ces données sont traitées exclusivement aux fins de l'établissement du contrat, de son exécution et du respect des obligations légales.

7. COA et données de lots

Pour l'assurance qualité et la traçabilité, nous conservons pour chaque commande :

• Les certificats d'analyse (COA) — rapports de laboratoires externes accrédités indiquant le profil cannabinoïde, les métaux lourds, les pesticides et la pureté microbiologique
• Les numéros de lots (batch) — pour l'identification univoque et la traçabilité de chaque lot de produit
• Les informations sur les fournisseurs — pour garantir la transparence de la chaîne d'approvisionnement

La conservation s'effectue sur la base de nos obligations légales (art. 6 § 1 lit. c RGPD) ainsi que de notre intérêt légitime à l'assurance qualité (art. 6 § 1 lit. f RGPD).

8. Transmission des données

Pour l'exécution de nos obligations contractuelles et légales, nous transmettons des données à caractère personnel et commercial aux destinataires suivants :

• Prestataire de livraison (PPL CZ s.r.o.) : reçoit l'adresse de livraison et les coordonnées pour la remise de la marchandise.
• Prestataire de paiement (Komfortkasse, DE) : reçoit le nom, l'IBAN, le motif de paiement et le montant pour les paiements par avance. Contrat de sous-traitance conclu.
• VIES UE (Commission européenne) : pour la validation du numéro de TVA intracommunautaire, celui-ci est transmis au système VIES. Aucune autre donnée à caractère personnel n'est transmise.
• Brevo / Sendinblue (FR) : envoi d'e-mails transactionnels (confirmation de commande, bienvenue, e-mail de confirmation pour l'inscription à la newsletter). Reçoit l'adresse e-mail, le nom et le numéro de commande. Contrat de sous-traitance conclu.
• Hostinger International (LT/CY) : hébergement du backend, de la base de données et du stockage des fichiers. Reçoit toutes les données techniquement nécessaires à la mise à disposition. Contrat de sous-traitance conclu.
• Google Ireland Ltd. / Google LLC (Analytics) : chargé uniquement en cas de consentement à la catégorie Statistiques. L'adresse IP est anonymisée. Transfert de données vers les États-Unis sur la base des clauses contractuelles types de l'UE et du EU-US Data Privacy Framework.
• Anthropic PBC (US) : assistance par IA pour la préparation des brouillons de réponses internes dans notre boîte de réception WhatsApp (voir section 12). Aucun contact direct avec le client final. Contrat de sous-traitance conclu avec les clauses contractuelles types de l'UE.
• Postmark (Active Campaign LLC, US) : envoi des e-mails justificatifs (confirmation de commande et de paiement, activation du compte, note de crédit de commission). Reçoit l'adresse e-mail, l'objet et le contenu de l'e-mail concerné. Contrat de sous-traitance avec clauses contractuelles types de l'UE conclu.

9. Durées de conservation

Nous ne conservons vos données que le temps nécessaire à la réalisation des finalités concernées ou tant que des obligations légales de conservation existent :

• Documents comptables : 5 ans conformément au § 31, al. 2 de la loi n° 563/1991 Rec. (loi comptable tchèque)
• Pièces fiscales : 10 ans conformément au § 35, al. 2 de la loi n° 235/2004 Rec. (loi tchèque sur la TVA)
• COA et données de lots : au moins 10 ans afin de garantir la traçabilité
• Données contractuelles : jusqu'à l'expiration des délais de prescription après la fin du contrat (en règle générale jusqu'à 10 ans, §§ 629 et suivants de la loi n° 89/2012 Rec.)

À l'expiration des durées de conservation, vos données sont supprimées ou anonymisées.

10. Traitement des données en dehors de l'UE

Dans le cadre de notre activité commerciale, un transfert de données vers les pays tiers suivants peut avoir lieu :

• Suisse : la Commission européenne a adopté une décision d'adéquation pour la Suisse (art. 45 RGPD). Vos données y bénéficient d'un niveau de protection comparable à celui de l'UE.
• Royaume-Uni (UK) : une décision d'adéquation de la Commission européenne existe pour le Royaume-Uni. Le transfert de données s'effectue sur cette base, sans mesures de protection supplémentaires.

Si un transfert de données vers d'autres pays tiers s'avérait nécessaire, nous garantissons un niveau de protection des données adéquat au moyen de garanties appropriées (p. ex. clauses contractuelles types de l'UE).

11. Newsletter (double opt-in)

Vous pouvez vous inscrire à notre newsletter via le formulaire d'inscription du pied de page. Nous utilisons la procédure de double opt-in : après votre inscription, vous recevez un e-mail de confirmation contenant un lien que vous devez activer pour que l'inscription prenne effet. Ce n'est qu'après votre confirmation active que nous vous ajoutons à notre liste de diffusion. Le lien de confirmation est envoyé par Brevo pour notre compte. Vous pouvez vous désinscrire de la newsletter à tout moment via le lien de désinscription présent dans chaque e-mail. Base juridique : consentement (art. 6 § 1 lit. a RGPD).

12. Communication via WhatsApp

Lorsque vous nous contactez via notre numéro WhatsApp Business, nous traitons le contenu des messages afin de répondre à votre demande. Les messages entrants sont enregistrés dans notre CRM interne. Pour gagner en efficacité, l'interface d'Anthropic (voir section 8) peut être utilisée afin de préparer des brouillons de réponses pour notre équipe commerciale. Chaque réponse est vérifiée et validée manuellement par un collaborateur avant l'envoi — il n'y a aucune communication entièrement automatisée. Durée de conservation : 24 mois à compter de la dernière activité.

13. Agents commerciaux

Données de nos agents commerciaux : si vous travaillez pour nous en tant qu'agent commercial, nous traitons vos nom, société, adresse, date de naissance, numéro de téléphone, adresse e-mail, numéro de TVA intracommunautaire, numéro fiscal, titulaire du compte, IBAN et BIC, ainsi que vos écritures de commission et notes de crédit. Les finalités sont la conclusion et l'exécution du contrat d'agent commercial, les relevés de commission en autofacturation et le respect des obligations fiscales et commerciales (art. 6, par. 1, points b et c du RGPD). La date de naissance sert à identifier sans ambiguïté le cocontractant et à vérifier sa majorité. L'IBAN n'est affiché que sous forme abrégée dans le portail partenaire ; nous consignons quelles données ont été modifiées et quand, sans les valeurs elles-mêmes. Les notes de crédit et écritures sont conservées pendant les durées légales (voir section 9), les autres données contractuelles jusqu'à l'expiration des délais de prescription après la fin du contrat.

Communication des données clients aux agents commerciaux : si votre entreprise est rattachée à l'un de nos agents commerciaux — parce que vous vous êtes inscrit via son lien, qu'il vous a signalé au préalable ou que nous l'avons chargé de votre suivi —, cet agent voit dans son portail partenaire votre raison sociale, le nom de l'interlocuteur, l'adresse e-mail, le numéro de téléphone, le statut d'inscription et de validation, le nombre, les dates et le chiffre d'affaires de vos commandes ainsi que des indications telles qu'un paiement en attente. Il ne voit ni les adresses de livraison ni les coordonnées bancaires ou de paiement. Les finalités sont le suivi client et les relevés de commission ; la base juridique est notre intérêt légitime à un suivi personnalisé par notre force de vente et à des relevés de commission vérifiables au sens du § 87c HGB (art. 6, par. 1, point f du RGPD). Les agents sont des responsables de traitement distincts et sont tenus par contrat d'utiliser ces données exclusivement pour le suivi pour le compte de VITALORA s.r.o. et de les supprimer à la fin de leur contrat ; après la fin du contrat, le portail masque immédiatement les coordonnées. Vous pouvez vous opposer à cette communication (art. 21 du RGPD) ; nous assurerons alors directement votre suivi.